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Aumentar a eficiência por meio de um melhor gerenciamento da sala do meeting com a liberação da sala

Mudanças

Nesse ambiente de trabalho híbrido, há uma necessidade crescente de otimizar melhor as salas de reunião para promover maior colaboração. Liberação de sala, um recurso existente que libera salas de reunião reservadas quando todos os participantes, exceto um, recusam o convite, agora estará ATIVADO por padrão. Esta atualização melhora a oportunidade para os administradores e seus colegas terem um melhor contexto para planejamento de localização, gerenciamento de salas de reunião e acomodações dos participantes. Haverá um período de transição, de 11 de janeiro a 6 de março de 2023, no qual os administradores poderão desativar salas de reunião estruturadas ou grupos de usuários dessa configuração de liberação de sala. Consulte a seção "Primeiros passos" abaixo para obter mais detalhes.



Quem foi Impactado

Administradores



Porque você usaria

Esse recurso torna o gerenciamento de salas de reunião, especialmente em um ambiente de trabalho híbrido, mais eficiente ao liberar salas quando a maioria dos participantes não está disponível.



Detalhes Adicionais

Estamos introduzindo uma configuração global para ativar/desativar a liberação de sala para todas as salas em um domínio e uma configuração de desativação para cada recurso de sala individual. Isso não será ativado até o final do período de transição. A configuração herdada que ativa ou desativa a liberação de sala será renomeada para "Liberação de sala baseada em calendário herdado" e estará disponível apenas durante o período de transição. Se você deseja manter a configuração atual da sua organização e manter apenas um número limitado de salas habilitadas para liberação de salas, as etapas abaixo podem ser seguidas para aplicar os valores da configuração herdada à nova configuração:

  • No Admin Console, vá para Edifícios e recursos > Gerenciar recursos

  • Clique em “Add a filter” e selecione os filtros “Legacy Calendar-based room release: “Off” e “Isento de liberação de quarto: Off”

  • Clique na caixa de seleção no topo da lista de recursos para selecionar todos os recursos.


  • Clique no menu suspenso “Editar” no lado direito e selecione “Editar isenção de liberação de quarto: Ativado”


  • Se você tiver mais de 200 recursos, repita até que os filtros aplicados não mostrem mais recursos.

Para melhorar a experiência na sala de reuniões, recomendamos que você não isente as salas da liberação de salas quando não houver necessidade. Se você quiser modificar o comportamento do recurso de liberação de sala antes do final do período de transição, modifique a configuração "Liberação de sala baseada em calendário herdado" para as salas apropriadas. Isso pode ser feito no Admin Console seguindo estas etapas:

  • Navegue até Edifícios e recursos > gerenciar recursos

  • Selecione um ou vários recursos para os quais você gostaria de modificar o comportamento de liberação da sala.

  • Clique no menu suspenso "Editar" no lado direito e selecione "Editar liberação de sala baseada em calendário legado"


Começando

  • Administradores:

  1. Para empresas com salas de reunião estruturadas configuradas, os administradores verão a opção de ativar ou desativar essa configuração no Admin Console a partir de 11 de janeiro de 2023.

  2. A partir de 6 de março de 2023, esse recurso estará ATIVADO por padrão para empresas com salas de reunião estruturadas configuradas no Admin Console.

  3. Para isentar individualmente algumas ou todas as salas de reunião estruturadas deste recurso de liberação de sala, vá para Edifícios e recursos > Gerenciar recursos > clique na sala desejada. Em seguida, navegue até a seção de configurações da sala> ative "Isento de liberação da sala". Até 6 de março de 2023 as salas não serão mais liberadas.

  4. Para excluir grupos de usuários dessa configuração, vá para Edifícios e recursos > configurações de sala > clique em "EDITAR GRUPO" ao lado de "Isentar grupos de usuários da liberação de sala" > adicione os grupos desejados.

  5. As salas de reunião não são liberadas quando a sala acomoda mais de 20 pessoas ou quando a reunião dura mais de 4 horas.

  6. Visite a Central de Ajuda para saber mais sobre como liberar salas de reunião não utilizadas do Google Agenda.

  • Usuários Finais: Não há configuração de usuário final para este recurso. Visite a Central de Ajuda para saber mais sobre como responder a convites para eventos.


Lançamento


Disponibilidade

  • Disponível para o Google Workspace Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Plus, Education Standard e o Learning and Learning Upgrade, bem como clientes legados do G Suite Business

  • Não disponível para clientes do Google Workspace Essentials, Business Starter, Business Standard, Enterprise Essentials, Nonprofits, Frontline, bem como clientes legados do G Suite Basic

  • Não disponível para usuários com Contas do Google pessoais


Recursos



Fonte: Google Workspace

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